Visitatie

Vraag

Wij zijn binnen de sector Financiën aangesloten op het Alarmeringssysteem Terrorismebestrijding (Atb) van de overheid. Daarnaast hebben wij binnen onze instelling een Security Alert System (SAS) ontwikkeld. In beide systemen kan de situatie voorkomen dat bij een opschaling van het dreigingsniveau ook verre gaande aanvullende beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd moeten worden, zoals visitatie van mensen en goederen. Kan worden aangeven wat op voorhand wel en niet is toegestaan, en of dit van te voren ‘goedkeuring’ moet hebben van het hoogste management (bestuur onderneming, HR of OR?

Antwoord

Wat is visitatie? Visitatie is een maatregel in het belang van de orde dat bepaald wordt door de rechthebbende. De invoering van deze maatregel kan eenzijdig door de rechthebbende vastgesteld worden.

In veel gevallen is de rechthebbende werkgever en heeft de visita­tieregeling betrekking op werknemers, maar dit hoeft niet. Ook bezoekers (leveranciers, personeel van derden en anderen) van een pand (of terrein) kunnen aan visitatie worden onderworpen. Voor uw instelling zou de directie als rechthebbende kunnen worden aangemerkt en moet zij bepalen dat visitatie in specifieke situaties geboden is.

De juridische verankering van de maatregel van visitatie geschiedt via het overeenkomstenrecht. De verplichting om mee te werken aan de toegangs- en/of uitgangscontrole is dan één van de verbintenis­sen die voort­vloeien uit het contract.

Voor werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is de wettelijke basis van de visitatieregeling gelegen in de bevoegdheid van de werkge­ver om voorschriften in het belang van de orde te geven (artikel 7:660 Burgerlijk Wetboek). De werknemer is verplicht zich te houden aan deze ordevoor­schriften. De verplichting voor de werknemers om de ordevoor­schriften na te leven wordt veelal via een bedrijfsregle­ment of rechtstreeks via de arbeids­overeen­komst verankerd. Door HRN zou moeten worden nagekeken of hiervoor voldoende ruimte in de arbeidsovereenkomst gecreëerd is.

Aan leveranciers of bezoekers moet bij het betreden duidelijk worden gemaakt dat visita­tie als maatregel in het belang van de orde geldt. Denkbaar is dat het op de achterzijde van de badge wordt afgedrukt, nadat de toe­gangsvoor­waar­den bij specifieke dreigingsituaties bij de ingang kenbaar is gemaakt.

Personeel van derden, bijvoorbeeld van uitzendbureaus, is niet rechtstreeks gebonden aan de overeenkomst tussen de contractpartij­en. Zij zijn immers bij het sluiten van de overeenkomst geen partij geweest. Dit betekent dat als onderdeel van het contract met de derde partij moet worden opgenomen dat hij met diens personeel of met diens onderaannemers afspreekt dat ook zij zich gebonden achten aan de visitatieregeling.

Rol OR

Een besluit om de visitatieregeling in te voeren valt soms onder het instemmingsrecht van de ondernemings­raad. Dan hangt ervan af of sprake is van een “voorziening” in de zin van artikel 27 lid 1 aanhef en onder l van de Wet op de Ondernemingsraden en of de visitatie gericht is op waarneming van of controle op gedrag van de in de onderneming werkzame personen. Van een voorziening is sprake als detectiepoortjes of bagagescanapparatuur gebruikt wordt. Een louter manuele toepassing van de uitgangsvisitatie (bijvoorbeeld onderzoek handbagage) valt niet onder het instemmingsrecht omdat geen sprake is van een technische voorziening. Als een ingangscontrole zich ook richt op personeel om te voorkomen dat zij voorwerpen meenemen die een bedreiging vormen voor de veiligheid van personeel in het gebouw kan sprake zijn van een “regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden” in de zin van artikel 27 lid 1 aanhef en onder d van de WOR, waarvoor de OR het instemmingsrecht heeft.

Wat als iemand weigert?

Indien iemand weigert mee te werken kan visitatie niet afgedwongen worden. Door te weigeren negeert iemand de uitdrukkelijke wil van de rechthebbende of houdt zich niet aan een vooraf gemaakte afspraak. In de praktijk doen zich nog wel eens problemen voor indien re­gels onvoldoende kenbaar gemaakt worden. Zo iemand is zich van geen kwaad bewust en kan zich al snel gegriefd voelen doordat hij zich in zijn bewegings­vrijheid voelt aangetast. Aan betrokkene moet dan worden uitgelegd wat de aard van de regels is, waarom deze zin uitgevaardigd en waar deze kunnen worden geraadpleegd. Zoals gezegd, voor bezoekers is aan te bevelen om de huisregels op te nemen op de achterzijde van de bezoekerspas. Het is raadzaam om een kopie van de geldende voorschriften bij de hand te hebben (voor medewerkers). Na uitleg wordt de weige­raar gewezen op de consequenties. Bij toegangs­visitatie kan dit betekenen dat geen toegang verleend wordt.

Het is verstandig om de maatregel uit te werken in een visitatiereglement. Daarin wordt vastgelegd wie bevoegd is, waaruit het toezicht bestaat etc etc. Dit reglement wordt door de directie vastgesteld en na instemming OR bij de balies opgenomen in het instructiehandboek van de beveiligers